متطلبات نجاح نظام إدارة الوثائق الالكترونية بمؤسسة الضمان الاجتماعي بالجبل الأخضر وفروعها

الملخص

هدفت الدراسة إلى التعرف على متطلبات نجاح نظام إدارة الوثائق الالكترونية بمؤسسة الضمان الاجتماعي بالجبل الأخضر، وذلك بدراسة واقع النظام الحالي والمتطلبات الواجب توافرها لإمكانية نجاح نظام إدارة الوثائق الإدارية الإلكترونيـة في المؤسسة، وكان من أهم نتائجها: أن 53.67% من الموظفين يتفقون على أن سير العمل الوثائقي في مؤسسة الضمان الاجتماعي لا يعتمد على وجود خطة واضحة ومكتوبة ضمن معايير محددة يتبعها موظفي المؤسسة في التعامل مع الوثائق الإدارية ، وأنه لا يتوفر في المؤسسة وفروعها شبكة حاسوب ، كذلك أن 74.2%من الموظفين الحاليين يتلقون دورات تدريبية  في مجال الحاسوب وملحقاته لتطوير قدراتهم ومهاراتهم، وأن  %72 يجدون أن الإدارة العليا توفر الدعم المالي اللازم لشراء التقنيات الإلكترونية لنظام إدارة الوثائق وصيانتها، ووجود قناعة لدى الموظفين بأن العمل بنظام إدارة الوثائق الإلكترونية يمتاز بالسرعة والدقة والشفافية، وسيقلل من نسبة تلف، وضياع الوثائق الإدارية، ويوضح مسار تدفقها, ووضعت الدراسة عدة توصيات أهمها: ضرورة وضع خطط واستراتيجيات مكتوبة ومدروسة مسبقاً حسب احتياجات العمل الوثائقي في مؤسسة الضمان الاجتماعي لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية، ضرورة الاستثمار الفعال في تكنولوجيا المعلومات والاتصالات وتوفير البنية التحتية اللازمة لتطبيق نظام إدارة الوثائق الالكترونية، ضرورة التركيز على تأسيس إدارة عامة للأرشيف الالكتروني في هيكلية المؤسسة تعنى بجميع العمليات الفنية له، وتحتوي على مختصين ومؤهلين في مجال إدارة الوثائق الإلكترونية.